– Det er 1000 ting jeg skulle gjort!!
Kjenner du deg igjen? Hvordan alt skulle blitt gjort i går og at alt og alle gjør sitt ytterste for å stjele oppmerksomheten din?
Morten Røvik bak ProduktivNorge er en erfaring foredragsholder, rådgiver og har undervist personlig produktivitet i seks år. Han er Skandinavias eneste sertifiserte Master Trainer i metodikken Getting Things Done, er fast spalte i Aftenposten hvor han skriver diverse rundt produktivitet og har hjulpet ansatte i selskaper som Statoil, Schibsted, DNB og en haug andre. I denne episoden skal han lære DEG hvordan DU kan bli en effektiv maskin.
Lenger ned har jeg skrevet en oppsummering av punktene i episoden, men det anbefales å lytte til episoden først.
Lytt til episoden
Abonner og lytt til Inkubatoren via:
- Apple Podcast (iPhone)
- Overcast (Android)
- Soundcloud (desktop)
- Acast (desktop og app)
- eller via RSS-feed.
Innholdsliste fra episoden / hva du vil lære
- Produktiv Norge – Nettsiden til Morten
- GTD Connect – Et online resurssenter for GTD. Her finner du vidoer, podcaster, seminarer osv. Dette er en betalt resurs, men koster ingenting hvis du kansellerer inngen 14 dager. PS: dette er til den offisielle amerikanske nettsiden til GTD, ikke til Morten sin egen nettside.
- Trello – En kjekk mobil- / desktopapp for Ã¥ lage lister.
- Fin artikkel i E24 – Dette er fra David Allen holdt et foredrag i Norge, men her ser man flere nøytrale parter som beskriver sine opplevelser med GTD.
Bøker nevnt i episoden
Hvordan få ting gjort av David Allen
- Fysisk bok
- Ebok i iTunes
- Lydbok (engelsk) i iTunes – Dette er en kortversjon. Her finner du fullversjonen.
Brainchains av Teho Compernolle – boken Morten nevner. “Your Thinking Brain Explained in Simple Terms. Full of Practical Tools, Tips and Tricks to Improve Your Efficiency”
Herre over sin egen tid, eller er tiden herren over deg?
Med mye å tenke på er det lett å glemme ting som igjen fører til at man blir mindre tilstede i de tingene man skal gjøre her og nå. Getting Things Done, eller GTD, er en metodikk laget for å hjelpe deg med stress, fokus og produktivitet. Utgangspunktet i metodikken ligger i å få ting ut av hodet og inn i et system så du kan konsentrere deg om det som er viktig i øyeblikket der og da.
Mange tenker at det er viktig å være herre over sin egen tid, men en kan ikke styre tiden. Det eneste du kan styre i tiden er oppmerksomheten.
Det er stor business i å stjele tiden din og sosiale medier og smarttelefoner er blitt symbolet på dette. GTD-metodikken er laget for at du skal finne ut hva som er viktigst akkurat nå, og å sørge for at det ikke er andre ting som kommer inn og forstyrrer deg.
GTD-metodikken ble skapt av David Allen som er kjent som en av verdens ledende eksperter pÃ¥ personlig og bedriftsrelatert produktivitet. I 2001 ga han ut boken under samme tittel, Gettings Things Done, eller Hvordan FÃ¥ Ting Gjort, som den Norske versjonen heter. New York Times kalte den “tiÃ¥rets definitive business selvhjelpsbok” (lenker finner du lenger opp pÃ¥ siden.
Videoen under er et kort innslag med David Allen, skaperen bak Getting Things Done, som hjelper en stresset karrierekvinne. Under videoen fortsetter sammendraget.
Getting things done, av David Allen
Hvordan få ting gjort, av David Allen
Fem steg til produktivitet
I GTD-metodikken er det fem grunnprinsipper man skal følge for å kunne bli en produktiv maskin.
De fem grunnprinsippene er:
- Samle
- Behandle
- Organisere
- Revidere
- Utføre
Under går jeg nærmere inn på hvert punkt.
Steg 1: Samle
Hva gjør du når du er skikkelig stressa? Når du er stressa er du uproduktiv og for å minske presset og å komme deg ut av det må du først og fremst få alt ut av hodet. Underbevisstheten jobber konstant og dette er energi du kan bruke på andre ting. Dette kalles faktisk Zeigarnik-effekten, en studie som viste at alle oppgaver eller gjøremål som ikke er ferdig utført surrer bak i hodet til bekymringen er borte.
Det første du gjør er å finne noe å skrive på. Skriv ned alt du tenker du skulle gjort noe med, men som du ikke har fått gjort enda, hva enn som måtte poppe opp. Ikke analyser det, ikke organiser det, bare skriv stikkord så du skjønner hva det gjelder. Her skal hodet tømmes for alle post-it-lappene du har festet på hjernebarken så du får rom til å tenke på annet. Bruk noen minutter hver dag, for eksempel når du har kommet hjem fra jobb til å skrive ned dette bare for å tømme hodet for forstyrrelser.
Steg 2: Behandle
Nå skal det besluttes hva det du har tømt ut av hodet og hva du eventuelt skal gjøre med det. Det er nå vi finner ut av hva som er viktigst å prioritere og i hvilken grad ting må gjøres.
Ta én og én ting fra listen du nettopp skrev og spør deg selv :
- “Hva er dette, hva er det du ønsker Ã¥ oppnÃ¥?
- MÃ¥ du faktisk gjøre det? Er det en epost du har fÃ¥tt sÃ¥ er det kanskje et nei…
Hvis nei:
- Skal det kastes? – eller
- Skal det legges til side for en senere beslutning?
Hvis Ja
- Hvis det tar mindre enn to minutter Ã¥ gjøre det –> Gjør det med en gang!
- Hvis det tar mer enn to minutter –> GÃ¥ videre til steg 3Â
Steg 3: Organisere
Nå som du har funnet ut hvilke punkter fra steg 2 som krever handling i løpet av den nærmeste tiden og ikke, skal punktene settes inn på forskjellige lister. Grunnen til at du skal lage flere lister er for å unngå en milelang liste du blir demotivert og stresset av å se på. Derfor lager vi lister knyttet til fysiske steder eller de verktøyene du har for hånden (eks, telefon).  Punkter som kun kan gjøres på et bestemt sted skal inn på en egen liste for dét stedet.
- Har du punkter som kun kan utføres pÃ¥ jobben? Lag en liste kalt “PÃ¥ jobb”.
- Har du punkter som kun kan utføres på hjemme? Lag en liste kalt “Hjemme”.
- Osv.
Hvis du har gjøremÃ¥l som ikke krever at du befinner deg pÃ¥ stedet knyttet til noen av disse listene, for eksempel at du skal kjøpe vaskemidler til hytta, da skriver du ikke dette pÃ¥ listen kalt “pÃ¥ hytta”, men pÃ¥ en liste kalt “Ærender”. Denne lista skal inneholde de generelle tingene du mÃ¥ gjøre, men som ikke er knyttet til et spesifikt sted og tid.
NÃ¥ som du har laget listene, skal oppgavene…
- …utføres pÃ¥ en bestemt dato/tidspunkt? –> Skriv det i nn i kalenderen.
- …gjøres en gang frem i tid, men uten at det trenger Ã¥ gÃ¥ i kalenderen? F.eks. lese en spennende artikkel pÃ¥ nettet, men som ikke er viktig Ã¥ lese med en gang? –> Legg det inn i oppgavelisten for ting som skal gjøres pÃ¥ et senere tidspunkt.
Steg 4: Revidere
Minst én gang i uken må du se over alle forpliktelsene dine og listene dine.
- Få klarhet: Samle alt av papirbasert materiale ala visittkort, kvitteringer, løse lapper mm og legg det i innboks. Tøm hodet for alle idéer og forpliktelser, skriv de ned og legg i innboks. Gå igjennom dette til alle på punktene er organisert.
- Bli oppdatert: Se igjennom alle lister. Sørg for at alt er oppdatert, at du har ting under kontroll eller om noe har glippet unna. Kalenderen skal holdes up-to-date.
Å holde listene oppdater er helt vesentlig. Poenget med å skrive lister er at hjernen skal få ro og at hodet ditt ikke skal måtte brukes som huskeliste. Hvis du ikke holder de oppdatert vil du slutte å stole på systemet og da vil alt flytte seg tilbake i hodet igjen. Da er det back to basic.
Steg 5: Utføre
Utfør neste handling. Hva er det neste du har på listen og hva er det første skrittet du kan ta for å starte på det? Neste handling er basert på hvor du er og hva du har tilgjengelig av verktøy.
Er det motivasjon som stopper deg fra å gjøre neste handling eller er du usikker på hva du bør fokusere på? Spør deg selv:
- Hva er det jeg faktisk ønsker å oppnå?
- Hva vil skje hvis jeg oppnår dette?
- Hva er den neste fysiske handlingen jeg kan gjøre for å komme i gang med dette?
Det er viktig å forstå din egen motivasjon og hvorfor du gjør det du gjør, slik at du gjør de viktigste tingene og ikke nødvendigvis de som roper høyest eller kommer sist inn døren. Selv om ting haster betyr det ikke at de er viktige. Derfor må en først gjøre det som haster OG er viktig, så kan du ta det andre etterpå (hvis det i det hele tatt trenger å gjøres noe med). Vi har en tendens til å utsette ting vi føler som ukomfortabelt eller som skummelt. Derimot er det som regel nettopp det du må gjøre for å komme deg et skritt nærmere målet.
Et raskt sammendrag til slutt:
- Samle. Før over alt du har i hodet ned på et papir så du slipper å måtte tenke på dette.
- Behandle det du har fått ned på papir. Er dette noe jeg må gjøre nå eller kan det vente?
- Organiser punktene du trenger å gjøre inn i egne lister så bekymringene fra én liste ikke plager deg når du ikke trenger det.
- Revidere. Gå over alle lister og kalender og se at alt er up-to-date. Kan du ikke stole på listene, mister du tilliten til sysstemet og alle tanker og bekymringer vil da overføres tilbake til hodet.
- Utføre. Hva er neste handling? Skriv ned neste handling som et verb (en aktivitet som skjer i nåtid). Skal du trene på helsestudioet? Da er ikke det første skrittet å ta sit-ups, det første skrittet er dra til studioet. Hva du skal gjøre der er ikke relevant før du kommer dit.
HØR OGSÅ: Skriv så det selger!
Tusen takk for at du lytter!
For å dele tankene dine:
For å hjelpe podkasten:
- Del podkasten med en venn.
- Legg igjen en ærlig anmeldelse i Apple podcasts. Jeg leser alle og dette gjør at flere finner podkasten.